Håndtering af personoplysninger om kunder og samarbejdspartnere hos HN DEPOTRUM & LAGERs depotrumsafdeling.

Denne politik er en del af HN Depotrum & Lagers, herefter ”virksomheden”, samlede dokumentation for, at virksomhedens overholder den gældende persondatalovgivning. Dokumentationsmaterialet består af en overordnet informationssikkerhedspolitik samt en række underliggende retningslinjer, og denne politik udgør således den del af det samlede materiale, som dokumenterer korrekt behandling af personoplysninger om kunder og samarbejdspartnere.

Politikken er udarbejdet for HN Depotrum & Lager.

Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og HN Depotrum & Lager behandler alene personoplysninger, hvis virksomheden har et grundlag herfor. Derudover er HN Depotrum & Lager opmærksom på, at denne alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom disse alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.

HN Depotrum & Lager er endvidere opmærksom på, at det er nødvendigt at træffe en række organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uberettiget videregivelse, manipulation eller sletning. Sikkerhedsforanstaltningerne er beskrevet og reguleret i virksomhedens it-sikkerhedspolitik.

Dataansvarlig

Virksomheden drives af HN Depotrum & Lager, der betragtes som dataansvarlige for de indsamlede personoplysninger om kunder og samarbejdspartnere. Nedenfor finder du alle relevante kontaktoplysninger: Navn: HN Depotrum & Lager A/S Adresse: Kornvej 4, 7323 Give, CVR nr. ????????

Indledning

Som et led i det daglige arbejde hos HN Depotrum & Lager behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores kunder og samarbejdspartnere. HN Depotrum & Lager er derfor også meget opmærksomme på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om vores kunder og samarbejdspartnere i vores depotrumsafdeling. HN Depotrum & Lagers behandling af personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. HN Depotrum & Lager gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde ønsker slettet, og som HN Depotrum & Lager ikke længere har noget grundlag for at behandle. I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes HN Depotrum & Lager som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os. Ovenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger. Vi indsamler en række personoplysninger, når du lejer et depotrum hos os, tilmelder dig vores nyhedstjeneste eller retter henvendelse til os via e-mail, telefon eller på vores forskellige sider på internettet. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan administrere lejeforholdet, kontakte dig med servicemeddelelser, opkræve betaling, eller blot besvare din henvendelse.

Behandling af personoplysninger og formålet hermed

Ved modtagelse af henvendelser

Når du retter henvendelse til os pr. mail, vores hjemmeside eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant - notere dit navn og formålet med henvendelsen ned. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, ned i vores system. Hvis du oplyser os nogle relevante følsomme personoplysninger, vil vi dog bede dig samtykke i, at vi ligeledes notere disse ned i vores system. Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via e-mail.

Leje af depotrum

Når du lejer et depotrum hos os, registrerer vi en række forskellige personoplysninger om dig baseret på de oplysninger, du selv afgiver til os. Når vi indgår en aftale om leje af et depotrum, behandler vi følgende personoplysninger om dig:

Navn og adresse, cpr-nr., e-mailadresse, telefonnummer, betalings- og faktureringsoplysninger

I særlige tilfælde behandler vi endvidere dine kontooplysninger, hvis vi skal tilbagebetale et beløb til dig. Hvis du er erhvervsdrivende og handler med os, registrerer vi oftest en bestemt kontaktperson i vores system. Derudover vil vi notere ned, hvis virksomheden/kontaktpersonen har nogle bestemte interesser eller ønsker i forhold til vores produkter. Nogle af de indhentede oplysninger indarbejder vi i de kontrakter, vi indgår med dig. Kontrakten opbevares på din sag hos os, og du får udleveret en kopi. Vi opbevarer alle de relevante dokumenter, herunder lejekontrakt og salgsfuldmagt, under hele lejeforholdet.

Når du lejer et depotrum hos os, bliver du bedt om at registrere dit cpr.nr. Dette gør vi for at kunne identificere dig ved indgåelsen af lejekontrakten samt for at give os mulighed for at kontrollere din identitet ved henvendelser i løbet af lejeforholdet. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan du derfor blive anmodet om at oplyse eller forevise kørekort, pas eller andet id-kort. Behandlingen af disse oplysninger sker således også i din interesse, idet det udgør en sikkerhedsforanstaltning. I tilfælde af lejeforholdets ophør behandler vi ligeledes alle oplysninger, som er relevante i forhold til lejemålets ophør, herunder ophørsdato og det økonomiske mellemværende i forbindelse med ophøret. Dette gør vi for at kunne dokumentere og håndtere lejeophøret. HN Depotrum & Lager indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere lejeforholdet, opkræve leje samt at sende dig servicemeddelelser og anden relevant information med tilknytning til lejeforholdet. Vores elektroniske data opbevares hos en ekstern it-leverandør. De fysiske dokumenter, vi håndterer, opbevares i den fysiske HN Depotrum & Lager-afdeling, du er tilknyttet. Vores håndtering af dine personoplysninger foregår adskilt fra alle andre sager, og kun medarbejdere, der er autoriseret hertil, har adgang til de relevante personoplysninger.

Øvrige forhold

Tv-overvågning

Du skal være opmærksom på, at der foretages TV-overvågning på alle HN Depotrum & Lagers områder. Dette gør vi af sikkerhedsmæssige og kriminalitetsforebyggende årsager. Der er skiltet med overvågningen alle de steder, og det er alene de relevante personer hos HN Depotrum & Lager, som har adgang til videooptagelserne. Optagelserne vil kun blive gennemgået, hvis der er mistanke om strafbare forhold eller andre sikkerhedshændelser.

Logning af adgangskode Kunder, som har lejet depotrum, får udleveret en adgangskode til de relevante bygninger og porte hos HN Depotrum & Lager. Din brug af adgangskoden bliver logget, således at vi kan se, hvem der har fået adgang til bygningen/porte og hvornår. Loggen kan tilgås af en lukket kreds af medarbejdere hos HN Depotrum & Lager. Loggen bruges til at kunne dokumentere, hvem der har været i bygningen, og den vil kun blive kontrolleret i tilfælde af mistanke/anmeldelser om strafbare forhold, f.eks. tyveri eller hærværk, eller andre sikkerhedshændelser.

Når du stopper med at være kunde hos os, deaktiverer vi adgangskoden, således at den ikke længere kan bruges.

Betalingsservice

Du skal tilmelde din betaling til et dankort, visadankort eller lignende godkendt betalingskort. Dette sker i forbindelse med bookingen af et depotrum.

Salgsfuldmagt

Når du lejer et depotrum hos HN Depotrum & Lager, skriver du samtidig under på en salgsfuldmagt. Det fremgår af salgsfuldmagten, hvilke vilkår der gælder herfor. Denne giver i helt særlige tilfælde HN Depotrum & Lager ret til at bortskaffe/sælge det indbo, der befinder sig i depotrummet.

Ophør af lejeforholdet og opbevaringsperiode

Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter. HN Depotrum & Lager har vurderet, at det udgør en saglig opbevaringsgrund, at vi kan dokumentere historikken i udlejningsperioden, herunder at vi har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i relation til dig som kunde. De personoplysninger, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil derfor først blive slettet i henhold til vores gældende slettepolitik, efter at lejeforholdet er ophørt. Vi opbevarer din lejekontrakt og andre aftaler eller korrespondance, som knytter sig til den indgåede aftale, i 5 år efter, at du er ophørt med at være kunde i vores depotrumsafdeling. Dette gør vi af hensyn til overholdelse af bogføringslovens opbevaringskrav og for at kunne dokumentere de indgåede aftaler. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor vi vurderer, at vi ikke længere har et sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt. Vi sletter dog ikke personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav, f.eks. hvis der opstår en tvist eller som følge af økonomiske udeståender mellem dig og HN Depotrum & Lager.

Sikkerhed, overførsel eller videregivelse af personoplysninger

HN Depotrum & Lager behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen. Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, har HN Depotrum & Lager ligeledes givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, hosting af hjemmeside mv.), vi får løst eksternt. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yde support på driften samt foretage fejlfinding inden for de rammer, HN Depotrum & Lager har opstillet. Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde. Vi behandler alle oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, medmindre vi har et særligt grundlag herfor. Eksempler på, at vi kan være pålagt at videregive personoplysninger om dig kan være videregivelse af tv-overvågning til politiet, der sker med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, eller videregivelse af de relevante personoplysninger til vores advokat eller revisor i forbindelse med behandling af retstvister eller udarbejdelse af årsregnskab.

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har mulighed for at klage til Datatilsynet.

Ret til indsigt i egne personoplysninger

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig i forbindelse med vores administration af lejeforholdet, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.

Ret til at få rettet urigtige personoplysninger

Såfremt HN Depotrum & Lager behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning tager vi stilling til, om oplysningerne skal rettes.

Ret til sletning

Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker.

Ret til at gøre indsigelse

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om dennes legitime interesser går forud for kundens interesser.

Dataportabilitet

Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i en almindelig anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.

Klagevejledning til Datatilsynet

Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilysnet.dk.